Hvordan velge riktig skybasert ERP-løsning for små og mellomstore bedrifter?

En bloggpost som gir en god pekepin for hva du må tenke på når du skal velge den rette skybaserte ERP-løsningen.

Hva er en ERP-løsning og hvorfor er det viktig for akkurat din bedrift?

En ERP-løsning, eller en Enterprise Resource Planning-løsning, er en løsning som integrerer og automatiserer ulike forretningsprosesser i en bedrift. Det er egentlig et fryktelig dårlig ord, men la oss kalle det forretningssystem på godt norsk så du skjønner hva jeg mener. Det inneholder funksjoner som regnskap, lagerstyring, innkjøp, produksjon, salg, lønn/HR og mer. For din bedrift er det viktig med en skybasert ERP-løsning fordi den kan bidra til å effektivisere og optimalisere bedriftens drift, redusere kostnader, forbedre kundeservice og gi bedre kontroll og innsikt i virksomhetens økonomi og ressurser. I tillegg er det lovpålagt i Norge og ha et godkjent regnskap og selv om Excel funker til mye så er det kanskje ikke her det skal benyttes.

En skybasert ERP-løsning kan hjelpe bedriften din med å håndtere komplekse forretningsprosesser, koordinere aktiviteter på tvers av avdelinger, automatisere manuelle oppgaver, forbedre rapportering og analyse, og støtte beslutningsprosesser. Ved å ha en integrert skybasert ERP-løsning kan bedriften din få bedre oversikt over virksomheten, redusere risiko og feil, og øke effektiviteten i dine arbeidsprosesser. Derfor er det viktig for din bedrift å velge riktig skybasert ERP-løsning som passer nåværende og fremtidige behov og mål.

Når du velger en skybasert ERP-løsning, er det viktig å vurdere faktorer som bransjebehov, bedriftens størrelse, kompleksitet, budsjetter, implementeringskostnader, tilpasningsmuligheter, brukervennlighet og mer. Ved å velge den rette skybaserte ERP-løsningen på første forsøk kan du oppnå økt effektivitet, kostnadsbesparelser og bedre konkurransekraft i et ganske tøft marked i Norge for tiden. La det være klart at alle oppgaver som kan fjernes og som kan styres av et system bør overlates til et system, spesielt i Norge med vårt kostnadsnivå. 

Vurdering av bedriftens behov og mål

Før du velger en ny skybasert ERP-løsning, er det viktig å vurdere bedriftens behov og mål. Dette innebærer å identifisere hvilke forretningsprosesser som trenger automatisering, hvilke funksjoner og moduler som er nødvendige, og hvilke spesifikke krav bedriften din har. Det kan være lurt å involvere alle relevante avdelinger og interessenter i denne vurderingsprosessen for å få et helhetlig bilde av virksomhetens behov. 

Er det en ting jeg har hørt over 300 ganger så er det "Vi er egentlig ganske enkle"  Det stemmer sikkert i ditt hode, men så kommer kravlisten over ting som er på plass i dag og som er et minimumskrav for videre valg og vipps så var du ikke så enkel alikevel. Ikke gå i "enkel" fella, men ha et åpent sinn for at det dere driver med i dag er dere gode på og derfor virker det enkelt. 

En god vurdering av bedriftens behov og mål vil bidra til å identifisere hvilke funksjoner og egenskaper som er essensielle i en skybasert ERP-løsning. Dette kan inkludere områder som regnskap, lagerstyring, innkjøp, produksjon, salg, CRM, lønn/HR og mer. Det er også viktig å vurdere virksomhetens vekstpotensial og om ERP-løsningen kan skaleres og tilpasses i takt med bedriftens behov i fremtiden. Det er dumt å måtte bytte igjen om kort tid. Det er krevende for alle å lære seg nye systemer så det å treffe første gangen sparer bedriften for masse tid som blir brukt i overgang til nytt system. 

Analysering av tilgjengelige skybaserte ERP-løsninger på markedet

Når vi har identifisert bedriftens behov og mål, er neste steg å analysere de tilgjengelige skybaserte ERP-løsningene på markedet. Det finnes et bredt utvalg av skybaserte ERP-leverandører og løsninger å velge mellom, og det kan være utfordrende å finne den rette løsningen som passer til akkurat ditt behov.

En grundig analyse av ERP-løsninger bør inkludere vurdering av funksjoner og moduler, brukervennlighet, tilpasningsmuligheter, implementeringskostnader, integrasjonsmuligheter med eksisterende eller nye  systemer, omdømme og referanser, kundestøtte og mer. I det moderne markedsstyrte samfunnet kan det være vanskelig for oss normale mennesker å skjønne forskjellen på alle systemene da alle er helt utrolig flinke til å fremstille at de kan løse alt siden de har et API. 

Det kan også være lurt å se på andre bedrifter i samme bransje eller nettverk for å få anbefalinger og erfaringer med ulike skybaserte ERP-løsninger. Dette kan gi verdifulle innsikter og hjelpe til med å ta en informert beslutning.

Her besitter Variatio en enormt stor kompetanse og vil raskt kunne peke deg i riktig retning og sørge for at du får en skybasert ERP løsning som dekker dine behov og ikke bommer på valget. 

Implementering og tilpasning av ERP-løsningen

Når du har funnet kjemien og har valgt den rette skybaserte ERP-løsningen, er neste steg å implementere og tilpasse den til dere. Dette innebærer å samarbeide med ERP-leverandøren for å planlegge og gjennomføre implementeringen, migrere data, konfigurere systemet, integrere det med eksisterende systemer og tilpasse det til bedriftens behov.

En vellykket implementering av den skybaserte ERP-løsningen krever god prosjektledelse, klare mål, god kommunikasjon med ERP-leverandøren, og engasjement fra alle relevante interessenter og avdelinger. Her bør alle leverandører har en god implementeringsplan med milepæler og tidsrammer for å sikre en jevn og effektiv implementeringsprosess.  Det er tross alt de som gjør dette hver uke og du som kunde i snitt hvert 12. år i Norge. De er den profesjonelle part og bør kunne dokumentere hvordan prosesser ser ut for deg som kunde. 

Det er også viktig å ha en plan for opplæring av ansatte slik at de kan bruke den nye skybaserte ERP-løsningen effektivt. Dette kan inkludere opplæringsprogrammer, workshops, brukerveiledninger og kontinuerlig støtte for å hjelpe brukerne med å bli kjent med systemet og utnytte det fulle potensialet. Her kan du som bedrift spare store summer ved å bruke tid selv på egenlæring i lærinsportaler osv. 

Opplæring og støtte for brukerne

Etter implementeringen av din nye skybaserte ERP-løsningen er det viktig å fortsette å tilby opplæring og støtte for brukerne. Dette kan bidra til å sikre at alle ansatte er komfortable med å bruke systemet og utnytte alle funksjoner og fordeler.

Opplæring kan omfatte individuell opplæring, gruppeopplæring, brukerveiledninger, opplæringsmateriell og kontinuerlig støtte. Det er alltid lurt å ha en dedikert kontaktperson eller et supportteam som brukerne kan kontakte hvis de har spørsmål, problemer eller behov for hjelp. Mao. support har ikke gått ut på dato og de fleste kunden har store krav til responstid etter å ha tatt steget over til skyen. 

Videre er det viktig å holde seg oppdatert om nye versjoner, oppdateringer og ny funksjonalitet i den skybaserte ERP-løsningen. Dette kan bidra til å sikre at bedriften utnytter systemet på best mulig måte og holder seg oppdatert med utviklingen i markedet.